Términos y Condiciones del Servicio

1. Definiciones

A efectos de los presentes Términos y Condiciones, se entenderá por:

• Asesoría Flow: la plataforma tecnológica objeto del presente servicio.
• Asesoría: el profesional registrado como usuario de Asesoría Flow.
• Cliente: la persona que accede al portal habilitado por la asesoría para aportar documentación e información o para firmar documentos.
• Expediente: el conjunto de documentación, solicitudes de documentación, documentos firmados y actuaciones asociadas a una gestión tramitada mediante la plataforma.
• Usuario: cualquier persona que utilice Asesoría Flow conforme a los presentes Términos y Condiciones.

2. Objeto del servicio

Asesoría Flow es una plataforma tecnológica diseñada para ayudar a las asesorías pequeñas a gestionar de forma más eficiente la solicitud y recepción de documentación de sus clientes, la gestión documental, la firma electrónica de documentos, la comunicación segura con sus clientes y la organización de expedientes.

Asesoría Flow ha sido concebido como una herramienta de apoyo al ejercicio profesional de la asesoría, sin sustituir en ningún caso el criterio, la responsabilidad ni las obligaciones legales de la asesoría.

La plataforma facilita un entorno seguro para el intercambio de información entre la asesoría y sus clientes, permitiendo centralizar la documentación asociada a cada expediente y mantener un historial de las acciones realizadas dentro de la plataforma.

Asesoría Flow actúa exclusivamente como proveedor de una solución tecnológica. No presta servicios de asesoramiento fiscal, laboral, contable, mercantil ni de ninguna otra naturaleza, ni sustituye el criterio profesional de la asesoría.

La responsabilidad sobre los servicios profesionales prestados, la gestión del expediente y las decisiones profesionales corresponde exclusivamente a la asesoría usuaria de la plataforma.

Asesoría Flow es una plataforma tecnológica y, en consecuencia, no revisa, verifica ni valida el contenido profesional de la documentación gestionada por la asesoría. En particular, Asesoría Flow no comprueba declaraciones fiscales, documentación contable, documentación laboral, contratos, nóminas, cuentas anuales ni cualquier otra documentación tramitada a través de la plataforma. La responsabilidad sobre el contenido, la exactitud y la corrección de dicha documentación corresponde íntegramente a la asesoría.

3. Uso previsto de Asesoría Flow

Asesoría Flow ha sido desarrollado para ser utilizado por asesorías, gestorías y profesionales dedicados al asesoramiento fiscal, laboral, contable y mercantil como herramienta de apoyo a su actividad profesional.

La plataforma permite, entre otras funciones:

• Organizar expedientes.
• Solicitar documentación a clientes.
• Recibir y centralizar la información aportada por el cliente.
• Compartir documentación de forma segura.
• Solicitar firmas electrónicas.
• Facilitar el seguimiento documental de cada expediente.

El usuario se compromete a utilizar Asesoría Flow de forma lícita, diligente y conforme a la legislación vigente.

Queda prohibido utilizar la plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o que puedan vulnerar derechos de terceros.

Asimismo, el usuario se compromete a no utilizar Asesoría Flow para distribuir contenido malicioso, software dañino o cualquier otro material que pueda comprometer la seguridad de la plataforma o de otros usuarios.

4. Registro y cuentas de usuario

El acceso a Asesoría Flow requiere la creación de una cuenta de usuario.

Cada cuenta es personal e intransferible.

La asesoría es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de adoptar las medidas razonables para impedir el acceso no autorizado a su cuenta.

El usuario será responsable de toda la actividad realizada desde su cuenta cuando dicha actividad derive del uso de sus propias credenciales o de la falta de diligencia en su protección.

En caso de sospecha de acceso no autorizado, pérdida de credenciales o cualquier incidente de seguridad relacionado con la cuenta, el usuario deberá comunicarlo a Asesoría Flow con la mayor brevedad posible.

5. Responsabilidades de la asesoría

La asesoría es el responsable del uso profesional que realice de Asesoría Flow.

En particular, corresponde a la asesoría:

• Verificar la identidad de las personas con las que comparte documentación.
• Determinar qué documentos y solicitudes de documentación deben enviarse a cada cliente.
• Comprobar que la información gestionada mediante la plataforma cumple con la legislación aplicable y con las normas deontológicas de la profesión.
• Mantener la confidencialidad de la información de sus clientes conforme a sus obligaciones profesionales.
• Revisar el contenido de los documentos antes de solicitar su firma o ponerlos a disposición de terceros.
• Custodiar adecuadamente sus credenciales de acceso.
• Descargar y conservar la documentación cuando resulte necesario para el cumplimiento de sus obligaciones legales o profesionales.
• Informar a sus clientes, cuando resulte legalmente exigible, del uso de herramientas tecnológicas para la gestión de la documentación.

Asesoría Flow proporciona la infraestructura tecnológica necesaria para facilitar estos procesos, pero no supervisa ni controla el ejercicio profesional de la asesoría.

La asesoría seguirá siendo, en todo momento, el responsable del cumplimiento de las obligaciones derivadas de la normativa sobre protección de datos, secreto profesional y demás obligaciones legales aplicables a su actividad.

6. Relación entre asesoría y cliente

La utilización de Asesoría Flow no modifica ni sustituye la relación profesional existente entre la asesoría y su cliente.

Asesoría Flow actúa exclusivamente como proveedor de una plataforma tecnológica destinada a facilitar la gestión documental, el intercambio seguro de información y la organización de expedientes.

La relación profesional, las instrucciones recibidas del cliente, los servicios profesionales prestados, las decisiones adoptadas durante la tramitación del expediente y cualquier obligación derivada de la actividad de la asesoría corresponden exclusivamente a la asesoría.

En consecuencia, Asesoría Flow no asume responsabilidad alguna respecto de:

• La calidad o el contenido de los servicios profesionales prestados.
• Las decisiones profesionales adoptadas por la asesoría.
• El criterio profesional aplicado en la gestión de cada expediente.
• La relación contractual entre asesoría y cliente.
• Las obligaciones legales o deontológicas propias del ejercicio de la profesión.

La utilización de la plataforma no convierte a Asesoría Flow en parte de la relación jurídica existente entre asesoría y cliente.

7. Responsabilidades del cliente

Los clientes que accedan al portal habilitado por la asesoría serán responsables de la información y documentación que aporten a través de la plataforma.

Cada cliente declara que dispone del derecho a facilitar la información y documentación que remite y que dicha información es veraz, completa y no vulnera derechos de terceros.

Corresponde igualmente al cliente revisar el contenido de los documentos antes de proceder a su firma y proteger el acceso al dispositivo desde el que utilice la plataforma.

Asesoría Flow no modifica, interpreta ni verifica la exactitud, autenticidad o contenido de la documentación aportada por los usuarios.

8. Confidencialidad

Asesoría Flow ha sido diseñado para facilitar el intercambio seguro de información entre asesorías y sus clientes, proporcionando un entorno destinado a proteger la confidencialidad de la documentación y restringir el acceso exclusivamente a las personas autorizadas.

La plataforma implementa medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información almacenada y a preservar su integridad durante el uso normal del servicio.

No obstante, el deber de secreto profesional y la obligación de mantener la confidencialidad de la información corresponden exclusivamente a la asesoría, quien será responsable de:

• Gestionar adecuadamente el acceso a los expedientes.
• Verificar la identidad de los destinatarios de la documentación.
• Compartir la información únicamente con las personas autorizadas.
• Cumplir las obligaciones legales, deontológicas y profesionales aplicables al ejercicio de la asesoría.

Asesoría Flow no accede al contenido de los expedientes como parte de la prestación ordinaria del servicio, salvo cuando resulte estrictamente necesario por motivos técnicos, de mantenimiento, seguridad, cumplimiento de obligaciones legales o cuando exista autorización expresa del usuario.

Asesoría Flow revisa y mejora de forma continua sus medidas de seguridad con el objetivo de proteger la información almacenada y adaptarse a la evolución de las amenazas tecnológicas.

9. Documentación, solicitudes y firmas electrónicas

Asesoría Flow permite almacenar y organizar documentación, enviar solicitudes de documentación a los clientes, recibir la información aportada por estos, compartir archivos de forma segura y gestionar procesos de firma electrónica dentro de la plataforma.

La responsabilidad sobre el contenido, exactitud, integridad, legalidad y utilización de los documentos corresponde exclusivamente a los usuarios que los generan, incorporan, comparten o firman.

Cuando se utilicen las funcionalidades de firma electrónica, Asesoría Flow podrá registrar información técnica asociada al proceso con la finalidad de reforzar la trazabilidad de las actuaciones realizadas y facilitar su posterior acreditación.

Entre otros datos, podrán registrarse:

• Fecha y hora de la actuación.
• Dirección IP.
• Eventos registrados en la auditoría del sistema.
• Identificación del documento objeto de firma.
• Información técnica necesaria para preservar la integridad, autenticidad y trazabilidad del proceso.

Asimismo, determinadas actuaciones realizadas dentro de la plataforma podrán quedar registradas en un historial de auditoría con fines de trazabilidad, seguridad y acreditación de las operaciones realizadas.

Estos registros contribuyen a acreditar técnicamente el proceso realizado, reforzando la evidencia disponible sobre las actuaciones efectuadas dentro de la plataforma, sin sustituir los requisitos legales que puedan resultar exigibles en función de la naturaleza del documento o del acto jurídico correspondiente.

Asesoría Flow no modifica el contenido de los documentos, no interviene en la voluntad de las partes ni verifica la validez jurídica del negocio o actuación documentada.

Corresponde a la asesoría comprobar que el documento es el adecuado, que debe ser firmado por la persona correcta y que el procedimiento utilizado resulte apropiado para el acto jurídico de que se trate.

10. Disponibilidad del servicio

Asesoría Flow realiza esfuerzos razonables para mantener la plataforma disponible, segura y operativa con el mayor nivel de continuidad posible.

No obstante, el servicio podrá verse temporalmente afectado por:

• Trabajos de mantenimiento.
• Actualizaciones o mejoras de la plataforma.
• Incidencias técnicas.
• Problemas en infraestructuras o servicios de terceros.
• Circunstancias ajenas al control razonable de Asesoría Flow.

Siempre que resulte posible, Asesoría Flow comunicará con una antelación razonable los trabajos de mantenimiento programados que puedan afectar de forma significativa a la disponibilidad o al funcionamiento del servicio. Estas comunicaciones podrán realizarse por correo electrónico, mediante avisos dentro de la plataforma o a través de la página Estado del Servicio. En caso de que resulte necesario realizar actuaciones urgentes por motivos de seguridad o estabilidad, el mantenimiento podrá llevarse a cabo sin previo aviso o con un preaviso reducido.

En caso de incidencias técnicas no previstas, se realizarán todos los esfuerzos razonablemente posibles para restablecer el servicio en el menor tiempo posible y, cuando proceda, informar a los usuarios sobre la incidencia y su evolución.

Aunque Asesoría Flow trabaja para ofrecer un servicio estable y fiable, no puede garantizar la disponibilidad ininterrumpida o libre de incidencias en todo momento.

11. Periodo de prueba gratuito

Asesoría Flow ofrece un periodo de prueba gratuito de catorce (14) días para que el usuario pueda evaluar la plataforma antes de contratar una suscripción.

Para activar el periodo de prueba podrá ser necesario facilitar un método de pago válido. No se realizará ningún cargo durante el periodo de prueba.

El usuario podrá cancelar la prueba en cualquier momento antes de su finalización sin coste alguno.

Finalizado el periodo de prueba, o tras su cancelación, la cuenta pasará automáticamente a un estado de solo lectura durante siete (7) días naturales.

Durante dicho periodo la asesoría podrá:

• Consultar la información almacenada.
• Descargar documentos individuales.
• Utilizar las herramientas de exportación disponibles para conservar la documentación de sus expedientes.

Durante el periodo de solo lectura no será posible:

• Crear nuevos expedientes.
• Solicitar documentación.
• Solicitar firmas electrónicas.
• Subir nuevos archivos.
• Generar nuevas solicitudes a clientes.

Finalizado el periodo de conservación de siete (7) días, Asesoría Flow podrá proceder a la eliminación permanente de la información asociada a la cuenta conforme a lo previsto en los presentes Términos y Condiciones.

12. Suscripciones de pago

Las suscripciones de pago se renuevan automáticamente al finalizar cada periodo de facturación, salvo que el usuario las cancele previamente.

El usuario podrá cancelar su suscripción en cualquier momento desde su cuenta.

La cancelación surtirá efecto al finalizar el periodo de facturación en curso y no dará derecho al reembolso de las cantidades ya abonadas, salvo cuando la legislación aplicable establezca expresamente lo contrario.

Una vez finalizado el periodo contratado, la cuenta pasará automáticamente a un estado de solo lectura durante noventa (90) días naturales.

Durante este periodo la asesoría podrá:

• Consultar toda la información almacenada.
• Descargar documentos individuales.
• Utilizar las herramientas de exportación disponibles para conservar sus expedientes y documentación.

Durante este periodo no será posible:

• Crear nuevos expedientes.
• Solicitar documentación.
• Solicitar firmas electrónicas.
• Subir nuevos archivos.
• Generar nuevas solicitudes a clientes.

Finalizado el periodo de conservación de noventa (90) días, Asesoría Flow podrá proceder a la eliminación permanente de la información almacenada conforme a lo previsto en los presentes Términos y Condiciones.

La cancelación de una suscripción podrá implicar la pérdida de condiciones promocionales, tarifas Founder u otras ofertas comerciales asociadas a la cuenta. Salvo indicación expresa, dichas condiciones no se garantizan en caso de una futura reactivación.

13. Conservación de los datos

Asesoría Flow almacena la documentación y los archivos asociados a cada cuenta con la finalidad de prestar el servicio contratado.

El mantenimiento de esta información implica el uso continuado de recursos de almacenamiento, procesamiento y seguridad, por lo que los datos no se conservan de forma indefinida una vez finalizada la relación contractual.

Antes de la eliminación definitiva de la información, Asesoría Flow facilitará un periodo de acceso en modo solo lectura, durante el cual la asesoría podrá consultar y descargar la documentación utilizando las herramientas de exportación disponibles en la plataforma.

Corresponde a la asesoría descargar y conservar, por sus propios medios, toda aquella información que desee mantener antes de la finalización del periodo de conservación aplicable.

Los plazos de conservación serán los siguientes:

• Periodo de prueba: acceso en modo solo lectura durante siete (7) días naturales tras la cancelación o finalización de la prueba.
• Suscripciones de pago: acceso en modo solo lectura durante noventa (90) días naturales tras la finalización de la suscripción.

Transcurridos dichos plazos, Asesoría Flow podrá proceder a la eliminación permanente de la información conforme a lo previsto en los presentes Términos y Condiciones.

14. Eliminación definitiva de los datos

Una vez finalizado el correspondiente periodo de conservación, Asesoría Flow podrá eliminar de forma permanente la información asociada a la cuenta, incluyendo, entre otros:

• Expedientes.
• Documentación subida por asesorías o clientes.
• Solicitudes de documentación e información aportada por los clientes.
• Documentos pendientes de firma y documentos firmados.
• Historial de auditoría asociado a los expedientes.
• Información del portal de cliente.
• Cualquier otro contenido almacenado dentro de la plataforma.

Una vez completado el proceso de eliminación, la información podrá no ser recuperable.

Por este motivo, Asesoría Flow recomienda no esperar al último día del periodo de conservación para realizar la descarga o exportación de la información.

15. Responsabilidad de las partes

Asesoría Flow presta un servicio tecnológico destinado a facilitar la gestión documental y el intercambio seguro de información entre asesorías y sus clientes.

La responsabilidad de Asesoría Flow se limita al funcionamiento de la plataforma conforme a las condiciones del servicio ofrecido.

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Asesoría Flow no será responsable de:

• El contenido de los documentos almacenados por los usuarios.
• La veracidad, exactitud o legalidad de la información incorporada a la plataforma.
• Las decisiones profesionales adoptadas por la asesoría.
• El criterio profesional aplicado en la gestión de cada expediente.
• El uso que asesorías o clientes hagan de la documentación.
• El envío de documentos a destinatarios incorrectos cuando dicho envío sea consecuencia de la actuación del usuario.
• Los conflictos, reclamaciones o controversias existentes entre asesorías y clientes.
• Los daños derivados del incumplimiento por parte de los usuarios de sus obligaciones legales, contractuales o profesionales.

Asimismo, Asesoría Flow no responderá por interrupciones del servicio, pérdida de disponibilidad o incidencias ocasionadas por causas ajenas a su control razonable, incluyendo fallos en infraestructuras de terceros, proveedores tecnológicos, servicios de Internet o situaciones de fuerza mayor.

En ningún caso la responsabilidad de Asesoría Flow comprenderá los servicios profesionales prestados por los usuarios ni las consecuencias derivadas de las decisiones profesionales adoptadas por estos.

Nada de lo dispuesto en estos Términos y Condiciones excluirá o limitará aquellas responsabilidades que no puedan excluirse o limitarse conforme a la legislación aplicable.

16. Propiedad intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial relativos a Asesoría Flow, incluyendo, entre otros, su software, diseño, estructura, funcionalidades, logotipos, elementos gráficos, bases de datos, documentación y contenidos desarrollados por Asesoría Flow, pertenecen a Asesoría Flow o a sus legítimos titulares.

La utilización de la plataforma no implica la cesión de ningún derecho de propiedad intelectual sobre la misma.

El usuario conservará en todo momento la titularidad sobre la documentación, los expedientes, la información aportada por sus clientes y demás contenidos que incorpore a la plataforma.

El usuario concede a Asesoría Flow los permisos estrictamente necesarios para almacenar, procesar y transmitir dicha información con el único fin de prestar correctamente el servicio contratado.

Asesoría Flow podrá utilizar datos agregados, anonimizados y que no permitan identificar a ningún usuario o cliente con fines exclusivamente estadísticos, analíticos o de mejora del servicio. En ningún caso dicha información permitirá identificar expedientes, documentos, asesorías o clientes concretos.

17. Actualizaciones y evolución de la plataforma

Asesoría Flow trabaja de forma continua en la mejora de la plataforma, incorporando nuevas funcionalidades, actualizaciones de seguridad y mejoras técnicas destinadas a ofrecer un servicio cada vez más completo y fiable.

Por este motivo, Asesoría Flow podrá modificar, actualizar o sustituir determinadas funcionalidades cuando ello resulte necesario para mejorar el servicio, adaptarse a cambios tecnológicos, cumplir nuevas obligaciones legales o reforzar la seguridad de la plataforma.

Siempre que dichas modificaciones afecten de forma significativa al funcionamiento del servicio, Asesoría Flow procurará informar previamente a los usuarios con una antelación razonable.

La continuidad en el uso de la plataforma tras la entrada en vigor de dichas modificaciones implicará su aceptación.

18. Suspensión o cancelación del servicio

Asesoría Flow podrá suspender temporalmente el acceso a la plataforma o cancelar una cuenta cuando existan motivos razonables para considerar que el usuario:

• Incumple los presentes Términos y Condiciones.
• Utiliza la plataforma para actividades ilícitas o fraudulentas.
• Intenta comprometer la seguridad o el funcionamiento de la plataforma.
• Utiliza Asesoría Flow de forma que pueda causar perjuicios a otros usuarios o a terceros.
• Incumple de forma grave la legislación aplicable.

Siempre que las circunstancias lo permitan, Asesoría Flow procurará informar previamente al usuario y ofrecerle la posibilidad de corregir la situación antes de adoptar medidas definitivas.

La suspensión o cancelación por estos motivos no dará derecho a reembolso de las cantidades abonadas, salvo cuando la legislación aplicable establezca lo contrario.

19. Modificaciones de los presentes Términos y Condiciones

Asesoría Flow podrá actualizar los presentes Términos y Condiciones cuando resulte necesario para:

• Adaptarse a cambios legislativos.
• Incorporar nuevas funcionalidades.
• Mejorar la prestación del servicio.
• Reforzar la seguridad de la plataforma.
• Reflejar cambios en la actividad de Asesoría Flow.

Cuando las modificaciones sean sustanciales, Asesoría Flow informará a los usuarios por medios razonables antes de su entrada en vigor.

La fecha de la última actualización figurará al inicio de este documento.

20. Fuerza mayor

Asesoría Flow no será responsable de retrasos, interrupciones o incumplimientos derivados de circunstancias imprevisibles o inevitables ajenas a su control razonable.

Entre otras, podrán considerarse causas de fuerza mayor:

• Desastres naturales.
• Incendios.
• Inundaciones.
• Fallos generalizados en las redes de telecomunicaciones o Internet.
• Ataques a infraestructuras críticas.
• Decisiones o actuaciones de las autoridades públicas.
• Conflictos laborales.
• Fallos de proveedores tecnológicos esenciales.
• Cualquier otra circunstancia que, conforme a la legislación aplicable, tenga la consideración de fuerza mayor.

Cuando resulte posible, Asesoría Flow adoptará las medidas razonables para minimizar los efectos de estas situaciones y restablecer el servicio en el menor tiempo posible.

21. Legislación aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos y Condiciones se regirán e interpretarán conforme a la legislación española.

Para cualquier controversia que pudiera surgir en relación con la utilización de la plataforma, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales que resulten competentes conforme a la legislación aplicable.

22. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con los presentes Términos y Condiciones o con el funcionamiento de Asesoría Flow, puede ponerse en contacto con nosotros a través de:

Correo electrónico: hola@asesoriaflow.es

Asimismo, puede consultar información adicional sobre las medidas de seguridad implementadas por Asesoría Flow en la página Seguridad y Privacidad disponible en el sitio web.

23. Aceptación de los Términos y Condiciones

El acceso, registro o utilización de Asesoría Flow implica que el usuario ha leído, comprendido y acepta los presentes Términos y Condiciones.

Asimismo, el usuario declara utilizar la plataforma conforme a la legislación vigente y reconoce que Asesoría Flow actúa exclusivamente como proveedor de una solución tecnológica para la gestión documental y la comunicación segura entre asesorías y sus clientes.