Términos y Condiciones del Servicio

1. Definiciones

A efectos de los presentes Términos y Condiciones, se entenderá por:

• Legal Flow: la plataforma tecnológica objeto del presente servicio.
• Abogado: el profesional registrado como usuario de Legal Flow.
• Cliente: la persona que accede al portal habilitado por el abogado para aportar documentación, pruebas, evidencias o firmar documentos.
• Expediente: el conjunto de documentación, solicitudes, pruebas, evidencias y actuaciones asociadas a un asunto gestionado mediante la plataforma.
• Usuario: cualquier persona que utilice Legal Flow conforme a los presentes Términos y Condiciones.

2. Objeto del servicio

Legal Flow es una plataforma tecnológica diseñada para ayudar a abogados y pequeños despachos a gestionar de forma más eficiente la documentación de sus clientes, la recopilación de pruebas y evidencias, la solicitud de documentación, la firma electrónica de documentos y la organización de expedientes.

Legal Flow ha sido concebido como una herramienta de apoyo al ejercicio profesional de la abogacía, sin sustituir en ningún caso el criterio, la responsabilidad ni las obligaciones legales del abogado.

La plataforma facilita un entorno seguro para el intercambio de información entre el profesional y sus clientes, permitiendo centralizar la documentación relacionada con un asunto jurídico y mantener un historial de las acciones realizadas dentro de la plataforma.

Legal Flow actúa exclusivamente como proveedor de una solución tecnológica. No presta servicios jurídicos ni sustituye el criterio profesional del abogado.

La responsabilidad sobre el asesoramiento jurídico, la gestión del expediente y las decisiones profesionales corresponde exclusivamente al abogado usuario de la plataforma.

3. Uso previsto de Legal Flow

Legal Flow ha sido desarrollado para ser utilizado por profesionales del Derecho como herramienta de apoyo a su actividad profesional.

La plataforma permite, entre otras funciones:

• Organizar expedientes.
• Solicitar documentación a clientes.
• Recopilar pruebas y evidencias.
• Compartir documentación de forma segura.
• Solicitar firmas electrónicas.
• Facilitar el seguimiento documental de cada expediente.

El usuario se compromete a utilizar Legal Flow de forma lícita, diligente y conforme a la legislación vigente.

Queda prohibido utilizar la plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o que puedan vulnerar derechos de terceros.

Asimismo, el usuario se compromete a no utilizar Legal Flow para distribuir contenido malicioso, software dañino o cualquier otro material que pueda comprometer la seguridad de la plataforma o de otros usuarios.

4. Registro y cuentas de usuario

El acceso a Legal Flow requiere la creación de una cuenta de usuario.

Cada cuenta es personal e intransferible.

El abogado es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de adoptar las medidas razonables para impedir el acceso no autorizado a su cuenta.

El usuario será responsable de toda la actividad realizada desde su cuenta cuando dicha actividad derive del uso de sus propias credenciales o de la falta de diligencia en su protección.

En caso de sospecha de acceso no autorizado, pérdida de credenciales o cualquier incidente de seguridad relacionado con la cuenta, el usuario deberá comunicarlo a Legal Flow con la mayor brevedad posible.

5. Responsabilidades del abogado

El abogado es el responsable del uso profesional que realice de Legal Flow.

En particular, corresponde al abogado:

• Verificar la identidad de las personas con las que comparte documentación.
• Determinar qué documentos, solicitudes o evidencias deben enviarse a cada cliente.
• Comprobar que la información gestionada mediante la plataforma cumple con la legislación aplicable y con las normas deontológicas de la profesión.
• Mantener la confidencialidad de la información de sus clientes conforme a sus obligaciones profesionales.
• Revisar el contenido de los documentos antes de solicitar su firma o ponerlos a disposición de terceros.
• Custodiar adecuadamente sus credenciales de acceso.
• Descargar y conservar la documentación cuando resulte necesario para el cumplimiento de sus obligaciones legales o profesionales.
• Informar a sus clientes, cuando resulte legalmente exigible, del uso de herramientas tecnológicas para la gestión de la documentación.

Legal Flow proporciona la infraestructura tecnológica necesaria para facilitar estos procesos, pero no supervisa ni controla el ejercicio profesional del abogado.

El abogado seguirá siendo, en todo momento, el responsable del cumplimiento de las obligaciones derivadas de la normativa sobre protección de datos, secreto profesional y demás obligaciones legales aplicables a su actividad.

6. Relación entre abogado y cliente

La utilización de Legal Flow no modifica ni sustituye la relación profesional existente entre el abogado y su cliente.

Legal Flow actúa exclusivamente como proveedor de una plataforma tecnológica destinada a facilitar la gestión documental, el intercambio seguro de información y la organización de expedientes.

La relación profesional, las instrucciones recibidas del cliente, el asesoramiento jurídico prestado, las decisiones adoptadas durante la tramitación del asunto y cualquier obligación derivada del ejercicio de la abogacía corresponden exclusivamente al abogado.

En consecuencia, Legal Flow no asume responsabilidad alguna respecto de:

• La calidad o el contenido del asesoramiento jurídico prestado.
• Las decisiones profesionales adoptadas por el abogado.
• La estrategia jurídica seguida en cada asunto.
• La relación contractual entre abogado y cliente.
• Las obligaciones legales o deontológicas propias del ejercicio de la profesión.

La utilización de la plataforma no convierte a Legal Flow en parte de la relación jurídica existente entre abogado y cliente.

7. Responsabilidades del cliente

Los clientes que accedan al portal habilitado por el abogado serán responsables de la información y documentación que aporten a través de la plataforma.

Cada cliente declara que dispone del derecho a facilitar la información y documentación que remite y que dicha información es veraz, completa y no vulnera derechos de terceros.

Corresponde igualmente al cliente revisar el contenido de los documentos antes de proceder a su firma y proteger el acceso al dispositivo desde el que utilice la plataforma.

Legal Flow no modifica, interpreta ni verifica la exactitud, autenticidad o contenido de la documentación aportada por los usuarios.

8. Confidencialidad

Legal Flow ha sido diseñado para facilitar el intercambio seguro de información entre abogados y sus clientes, proporcionando un entorno destinado a proteger la confidencialidad de la documentación y restringir el acceso exclusivamente a las personas autorizadas.

La plataforma implementa medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información almacenada y a preservar su integridad durante el uso normal del servicio.

No obstante, el deber de secreto profesional y la obligación de mantener la confidencialidad de la información corresponden exclusivamente al abogado, quien será responsable de:

• Gestionar adecuadamente el acceso a los expedientes.
• Verificar la identidad de los destinatarios de la documentación.
• Compartir la información únicamente con las personas autorizadas.
• Cumplir las obligaciones legales, deontológicas y profesionales aplicables al ejercicio de la abogacía.

Legal Flow no accede al contenido de los expedientes como parte de la prestación ordinaria del servicio, salvo cuando resulte estrictamente necesario por motivos técnicos, de mantenimiento, seguridad, cumplimiento de obligaciones legales o cuando exista autorización expresa del usuario.

Legal Flow revisa y mejora de forma continua sus medidas de seguridad con el objetivo de proteger la información almacenada y adaptarse a la evolución de las amenazas tecnológicas.

9. Documentos, evidencias y firmas electrónicas

Legal Flow permite almacenar documentación, recopilar pruebas y evidencias, solicitar documentación a clientes, compartir archivos de forma segura y gestionar procesos de firma electrónica dentro de la plataforma.

La responsabilidad sobre el contenido, exactitud, integridad, legalidad y utilización de los documentos corresponde exclusivamente a los usuarios que los generan, incorporan, comparten o firman.

Cuando se utilicen las funcionalidades de firma electrónica, Legal Flow podrá registrar información técnica asociada al proceso con la finalidad de reforzar la trazabilidad de las actuaciones realizadas y facilitar su posterior acreditación.

Entre otros datos, podrán registrarse:

• Fecha y hora de la actuación.
• Dirección IP.
• Eventos registrados en la auditoría del sistema.
• Identificación del documento objeto de firma.
• Información técnica necesaria para preservar la integridad, autenticidad y trazabilidad del proceso.

Asimismo, determinadas actuaciones realizadas dentro de la plataforma podrán quedar registradas en un historial de auditoría con fines de trazabilidad, seguridad y acreditación de las operaciones realizadas.

Estos registros contribuyen a acreditar técnicamente el proceso realizado, reforzando la evidencia disponible sobre las actuaciones efectuadas dentro de la plataforma, sin sustituir los requisitos legales que puedan resultar exigibles en función de la naturaleza del documento o del acto jurídico correspondiente.

Legal Flow no modifica el contenido de los documentos, no interviene en la voluntad de las partes ni verifica la validez jurídica del negocio o actuación documentada.

Corresponde al abogado comprobar que el documento es el adecuado, que debe ser firmado por la persona correcta y que el procedimiento utilizado resulte apropiado para el acto jurídico de que se trate.

10. Disponibilidad del servicio

Legal Flow realiza esfuerzos razonables para mantener la plataforma disponible, segura y operativa con el mayor nivel de continuidad posible.

No obstante, el servicio podrá verse temporalmente afectado por:

• Trabajos de mantenimiento.
• Actualizaciones o mejoras de la plataforma.
• Incidencias técnicas.
• Problemas en infraestructuras o servicios de terceros.
• Circunstancias ajenas al control razonable de Legal Flow.

Siempre que resulte posible, Legal Flow comunicará con una antelación razonable los trabajos de mantenimiento programados que puedan afectar de forma significativa a la disponibilidad o al funcionamiento del servicio. Estas comunicaciones podrán realizarse por correo electrónico, mediante avisos dentro de la plataforma o a través de la página Estado del Servicio. En caso de que resulte necesario realizar actuaciones urgentes por motivos de seguridad o estabilidad, el mantenimiento podrá llevarse a cabo sin previo aviso o con un preaviso reducido.

En caso de incidencias técnicas no previstas, se realizarán todos los esfuerzos razonablemente posibles para restablecer el servicio en el menor tiempo posible y, cuando proceda, informar a los usuarios sobre la incidencia y su evolución.

Aunque Legal Flow trabaja para ofrecer un servicio estable y fiable, no puede garantizar la disponibilidad ininterrumpida o libre de incidencias en todo momento.

11. Periodo de prueba gratuito

Legal Flow ofrece un periodo de prueba gratuito de catorce (14) días para que el usuario pueda evaluar la plataforma antes de contratar una suscripción.

Para activar el periodo de prueba podrá ser necesario facilitar un método de pago válido. No se realizará ningún cargo durante el periodo de prueba.

El usuario podrá cancelar la prueba en cualquier momento antes de su finalización sin coste alguno.

Finalizado el periodo de prueba, o tras su cancelación, la cuenta pasará automáticamente a un estado de solo lectura durante siete (7) días naturales.

Durante dicho periodo el abogado podrá:

• Consultar la información almacenada.
• Descargar documentos individuales.
• Utilizar las herramientas de exportación disponibles para conservar la documentación de sus expedientes.

Durante el periodo de solo lectura no será posible:

• Crear nuevos expedientes.
• Solicitar documentación.
• Solicitar firmas electrónicas.
• Subir nuevos archivos.
• Generar nuevas solicitudes a clientes.

Finalizado el periodo de conservación de siete (7) días, Legal Flow podrá proceder a la eliminación permanente de la información asociada a la cuenta conforme a lo previsto en los presentes Términos y Condiciones.

12. Suscripciones de pago

Las suscripciones de pago se renuevan automáticamente al finalizar cada periodo de facturación, salvo que el usuario las cancele previamente.

El usuario podrá cancelar su suscripción en cualquier momento desde su cuenta.

La cancelación surtirá efecto al finalizar el periodo de facturación en curso y no dará derecho al reembolso de las cantidades ya abonadas, salvo cuando la legislación aplicable establezca expresamente lo contrario.

Una vez finalizado el periodo contratado, la cuenta pasará automáticamente a un estado de solo lectura durante noventa (90) días naturales.

Durante este periodo el abogado podrá:

• Consultar toda la información almacenada.
• Descargar documentos individuales.
• Utilizar las herramientas de exportación disponibles para conservar sus expedientes y documentación.

Durante este periodo no será posible:

• Crear nuevos expedientes.
• Solicitar documentación.
• Solicitar firmas electrónicas.
• Subir nuevos archivos.
• Generar nuevas solicitudes a clientes.

Finalizado el periodo de conservación de noventa (90) días, Legal Flow podrá proceder a la eliminación permanente de la información almacenada conforme a lo previsto en los presentes Términos y Condiciones.

La cancelación de una suscripción podrá implicar la pérdida de condiciones promocionales, tarifas Founder u otras ofertas comerciales asociadas a la cuenta. Salvo indicación expresa, dichas condiciones no se garantizan en caso de una futura reactivación.

13. Conservación de los datos

Legal Flow almacena la documentación y los archivos asociados a cada cuenta con la finalidad de prestar el servicio contratado.

El mantenimiento de esta información implica el uso continuado de recursos de almacenamiento, procesamiento y seguridad, por lo que los datos no se conservan de forma indefinida una vez finalizada la relación contractual.

Antes de la eliminación definitiva de la información, Legal Flow facilitará un periodo de acceso en modo solo lectura, durante el cual el abogado podrá consultar y descargar la documentación utilizando las herramientas de exportación disponibles en la plataforma.

Corresponde al abogado descargar y conservar, por sus propios medios, toda aquella información que desee mantener antes de la finalización del periodo de conservación aplicable.

Los plazos de conservación serán los siguientes:

• Periodo de prueba: acceso en modo solo lectura durante siete (7) días naturales tras la cancelación o finalización de la prueba.
• Suscripciones de pago: acceso en modo solo lectura durante noventa (90) días naturales tras la finalización de la suscripción.

Transcurridos dichos plazos, Legal Flow podrá proceder a la eliminación permanente de la información conforme a lo previsto en los presentes Términos y Condiciones.

14. Eliminación definitiva de los datos

Una vez finalizado el correspondiente periodo de conservación, Legal Flow podrá eliminar de forma permanente la información asociada a la cuenta, incluyendo, entre otros:

• Expedientes.
• Documentación subida por abogados o clientes.
• Pruebas y evidencias documentales.
• Documentos pendientes de firma y documentos firmados.
• Historial de auditoría asociado a los expedientes.
• Información del portal de cliente.
• Cualquier otro contenido almacenado dentro de la plataforma.

Una vez completado el proceso de eliminación, la información podrá no ser recuperable.

Por este motivo, Legal Flow recomienda no esperar al último día del periodo de conservación para realizar la descarga o exportación de la información.

15. Responsabilidad de las partes

Legal Flow presta un servicio tecnológico destinado a facilitar la gestión documental y el intercambio seguro de información entre abogados y sus clientes.

La responsabilidad de Legal Flow se limita al funcionamiento de la plataforma conforme a las condiciones del servicio ofrecido.

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Legal Flow no será responsable de:

• El contenido de los documentos almacenados por los usuarios.
• La veracidad, exactitud o legalidad de la información incorporada a la plataforma.
• Las decisiones profesionales adoptadas por el abogado.
• La estrategia jurídica seguida en cada asunto.
• El uso que abogados o clientes hagan de la documentación.
• El envío de documentos a destinatarios incorrectos cuando dicho envío sea consecuencia de la actuación del usuario.
• Los conflictos, reclamaciones o controversias existentes entre abogados y clientes.
• Los daños derivados del incumplimiento por parte de los usuarios de sus obligaciones legales, contractuales o profesionales.

Asimismo, Legal Flow no responderá por interrupciones del servicio, pérdida de disponibilidad o incidencias ocasionadas por causas ajenas a su control razonable, incluyendo fallos en infraestructuras de terceros, proveedores tecnológicos, servicios de Internet o situaciones de fuerza mayor.

En ningún caso la responsabilidad de Legal Flow comprenderá el asesoramiento jurídico prestado por los usuarios ni las consecuencias derivadas de las decisiones profesionales adoptadas por estos.

Nada de lo dispuesto en estos Términos y Condiciones excluirá o limitará aquellas responsabilidades que no puedan excluirse o limitarse conforme a la legislación aplicable.

16. Propiedad intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial relativos a Legal Flow, incluyendo, entre otros, su software, diseño, estructura, funcionalidades, logotipos, elementos gráficos, bases de datos, documentación y contenidos desarrollados por Legal Flow, pertenecen a Legal Flow o a sus legítimos titulares.

La utilización de la plataforma no implica la cesión de ningún derecho de propiedad intelectual sobre la misma.

El usuario conservará en todo momento la titularidad sobre la documentación, expedientes, pruebas, evidencias y demás contenidos que incorpore a la plataforma.

El usuario concede a Legal Flow los permisos estrictamente necesarios para almacenar, procesar y transmitir dicha información con el único fin de prestar correctamente el servicio contratado.

Legal Flow podrá utilizar datos agregados, anonimizados y que no permitan identificar a ningún usuario o cliente con fines exclusivamente estadísticos, analíticos o de mejora del servicio. En ningún caso dicha información permitirá identificar expedientes, documentos, abogados o clientes concretos.

17. Actualizaciones y evolución de la plataforma

Legal Flow trabaja de forma continua en la mejora de la plataforma, incorporando nuevas funcionalidades, actualizaciones de seguridad y mejoras técnicas destinadas a ofrecer un servicio cada vez más completo y fiable.

Por este motivo, Legal Flow podrá modificar, actualizar o sustituir determinadas funcionalidades cuando ello resulte necesario para mejorar el servicio, adaptarse a cambios tecnológicos, cumplir nuevas obligaciones legales o reforzar la seguridad de la plataforma.

Siempre que dichas modificaciones afecten de forma significativa al funcionamiento del servicio, Legal Flow procurará informar previamente a los usuarios con una antelación razonable.

La continuidad en el uso de la plataforma tras la entrada en vigor de dichas modificaciones implicará su aceptación.

18. Suspensión o cancelación del servicio

Legal Flow podrá suspender temporalmente el acceso a la plataforma o cancelar una cuenta cuando existan motivos razonables para considerar que el usuario:

• Incumple los presentes Términos y Condiciones.
• Utiliza la plataforma para actividades ilícitas o fraudulentas.
• Intenta comprometer la seguridad o el funcionamiento de la plataforma.
• Utiliza Legal Flow de forma que pueda causar perjuicios a otros usuarios o a terceros.
• Incumple de forma grave la legislación aplicable.

Siempre que las circunstancias lo permitan, Legal Flow procurará informar previamente al usuario y ofrecerle la posibilidad de corregir la situación antes de adoptar medidas definitivas.

La suspensión o cancelación por estos motivos no dará derecho a reembolso de las cantidades abonadas, salvo cuando la legislación aplicable establezca lo contrario.

19. Modificaciones de los presentes Términos y Condiciones

Legal Flow podrá actualizar los presentes Términos y Condiciones cuando resulte necesario para:

• Adaptarse a cambios legislativos.
• Incorporar nuevas funcionalidades.
• Mejorar la prestación del servicio.
• Reforzar la seguridad de la plataforma.
• Reflejar cambios en la actividad de Legal Flow.

Cuando las modificaciones sean sustanciales, Legal Flow informará a los usuarios por medios razonables antes de su entrada en vigor.

La fecha de la última actualización figurará al inicio de este documento.

20. Fuerza mayor

Legal Flow no será responsable de retrasos, interrupciones o incumplimientos derivados de circunstancias imprevisibles o inevitables ajenas a su control razonable.

Entre otras, podrán considerarse causas de fuerza mayor:

• Desastres naturales.
• Incendios.
• Inundaciones.
• Fallos generalizados en las redes de telecomunicaciones o Internet.
• Ataques a infraestructuras críticas.
• Decisiones o actuaciones de las autoridades públicas.
• Conflictos laborales.
• Fallos de proveedores tecnológicos esenciales.
• Cualquier otra circunstancia que, conforme a la legislación aplicable, tenga la consideración de fuerza mayor.

Cuando resulte posible, Legal Flow adoptará las medidas razonables para minimizar los efectos de estas situaciones y restablecer el servicio en el menor tiempo posible.

21. Legislación aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos y Condiciones se regirán e interpretarán conforme a la legislación española.

Para cualquier controversia que pudiera surgir en relación con la utilización de la plataforma, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales que resulten competentes conforme a la legislación aplicable.

22. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con los presentes Términos y Condiciones o con el funcionamiento de Legal Flow, puede ponerse en contacto con nosotros a través de:

Correo electrónico: hola@asesoriaflow.es

Asimismo, puede consultar información adicional sobre las medidas de seguridad implementadas por Legal Flow en la página Seguridad y Privacidad disponible en el sitio web.

23. Aceptación de los Términos y Condiciones

El acceso, registro o utilización de Legal Flow implica que el usuario ha leído, comprendido y acepta los presentes Términos y Condiciones.

Asimismo, el usuario declara utilizar la plataforma conforme a la legislación vigente y reconoce que Legal Flow actúa exclusivamente como proveedor de una solución tecnológica para la gestión documental y la comunicación segura entre abogados y sus clientes.